Dokumenty do sprzedaży mieszkania i domu — pełna lista

Kompletne dokumenty to spokojna sprzedaż: szybsza decyzja banku kupującego i brak niespodzianek u notariusza. Poniżej zebrałam listę, z której korzystam przy każdej transakcji.

Jakie dokumenty są potrzebne do sprzedaży mieszkania?

1. Numer księgi wieczystej (KW) — notariusz pobierze odpis, ale warto wcześniej przeanalizować dział III (obciążenia) i IV (hipoteki).
2. Podstawa nabycia — akt notarialny zakupu lub darowizny, postanowienie sądu o nabyciu spadku albo akt poświadczenia dziedziczenia.
3. Świadectwo charakterystyki energetycznej — obowiązkowe do przekazania kupującemu przy umowie (ważne 10 lat).
4. Zaświadczenie o braku osób zameldowanych — wydawane przez urząd miasta lub gminy.
5. Zaświadczenie ze wspólnoty lub spółdzielni mieszkaniowej — potwierdzające brak zaległości w opłatach. Przy spółdzielczym własnościowym prawie do lokalu bez KW: zaświadczenie ze spółdzielni o przysługującym prawie do lokalu.
6. Dokument tożsamości sprzedających, a przy małżeństwie — informacja o ustroju majątkowym. Pamiętaj, że przy czynności notarialnej Twój numer PESEL nie może być zastrzeżony.

Jakie dokumenty są potrzebne do sprzedaży domu i działki?

Przy sprzedaży domu lub działki trzeba zebrać szerszą dokumentację z geodezji, gminy oraz starostwa.

Podstawowe dokumenty własnościowe

• numer księgi wieczystej (KW),
• podstawa nabycia nieruchomości,
• zaświadczenie o braku osób zameldowanych w budynku,
• świadectwo charakterystyki energetycznej budynku.

Dokumenty z wydziału geodezji i kartografii (starostwo powiatowe)

• mapa ewidencyjna, zasadnicza oraz wypis z rejestru gruntów (albo wyrys z mapy ewidencyjnej, jeśli zakłada się nową KW lub dzieli działkę),
• wypis z kartoteki budynków — potwierdzający formalne ujawnienie budynku w ewidencji.

Zaświadczenia z urzędu gminy lub miasta

• zaświadczenie o przeznaczeniu terenu w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego (MPZP) lub o braku planu,
• zaświadczenie, czy nieruchomość leży w obszarze rewitalizacji lub Specjalnej Strefie Rewitalizacji (prawo pierwokupu gminy),
• zaświadczenie o braku zaległości w podatku od nieruchomości.

Zaświadczenie dotyczące Lasów Państwowych (starostwo powiatowe)

• zaświadczenie, czy działka jest objęta uproszczonym planem urządzenia lasu lub decyzją z art. 19 ust. 3 ustawy o lasach — weryfikacja prawa pierwokupu Lasów Państwowych.

Dokumentacja techniczno-budowlana (kluczowa dla kupującego i banku)

• pozwolenie na budowę lub zgłoszenie budowy,
• zawiadomienie o zakończeniu budowy lub pozwolenie na użytkowanie,
• projekt budowlany i dziennik budowy (jeśli budowa jest w toku lub niedawno zakończona).

Sytuacje szczególne

• Nieruchomość z kredytem: zaświadczenie z banku o kwocie do spłaty i promesa wykreślenia hipoteki.
• Nieruchomość ze spadku: postanowienie sądu lub akt poświadczenia dziedziczenia, a przy kilku spadkobiercach zgoda wszystkich na sprzedaż. Więcej w artykule Sprzedaż domu ze spadku.
• Sprzedaż przez pełnomocnika: pełnomocnictwo w formie aktu notarialnego.

Najczęściej zadawane pytania

Gdzie załatwić dokumenty w regionie?

Wypisy z rejestru gruntów wydaje właściwe starostwo powiatowe — bielskie, pszczyńskie, żywieckie, cieszyńskie — albo urząd miasta na prawach powiatu, jak w Bielsku-Białej i Jaworznie. Zaświadczenia o zameldowaniu wydaje urząd gminy lub miasta. Wiele dokumentów można zamówić elektronicznie.

Czy muszę mieć świadectwo energetyczne, żeby sprzedać mieszkanie?

Tak, sprzedający ma obowiązek przekazać je kupującemu.

Kto pobiera odpis z księgi wieczystej?

Zwykle notariusz, ale numer księgi warto podać już na etapie analizy wartości nieruchomości.